Vevői – szállítói analitika vezetése

Vevő – szállító analitika vagyis hogyan fizetnek vevőid, hogyan fizetsz Te?

Egy vállalkozás vezetőjének fontos, hogy naprakész információ álljon rendelkezésére vállalkozása anyagi helyzetéről, mivel bármikor lehet egy nagyobb kiadása.

Ne várj a könyvelődre, hogy megmondja, hogy áll most vállalkozásod helyzete, mert ő csak 1 hónappal korábbi információkat adhat, hacsak nincs ott személyesen a vállalkozásodban (alkalmazott) és folyamatosan könyvel.

Fontos tudnod, hogy mikor, milyen számlát, melyik szállítónak kell kifizetned, átutalnod a pénzt valamint az is, hogy melyik vevődnek, ügyfelednek meddig kell kiegyenlíteni számláját.

Ha online vállalkozást indítasz, akkor a tapasztalatok alapján először egy díjbekérőt (pro forma) számlát állíts ki. Küld el a megrendelése adatait, számlázási címadatait, saját céged adatait és a bankszámlaszámodat valamint hogy meddig kell befizetnie az összeget. A beérkezett összeg alapján állítsál ki számlát, mert így akkor már a vevői analitikádban is kiegyenlítettként szerepel.

Fontos, hogy ne nagyon legyen kintlévőséged számla alapján, mert ÁFA körös esetén ez alapján már ÁFÁ-t is kell fizetned, pl. Kft esetében, bár meg sem kaptad az ellenértékét az árudnak/szolgáltatásodnak. Átutalás mellett adjál lehetőséget arra is, hogy rózsaszín postai csekken is el küldhessék előre az összeget.

Szállítói számládat mindig időben egyenlítsd ki, mert a jó fizetési morál a vevőid fülébe is eljut és akkor ők is nagy valószínűséggel így tesznek. A kiegyenlített számlád ÁFÁ tartalmát ÁFÁ körös esetén pedig visszaigényelheted vagy a könyvelés során kompenzálja a fizetendő ÁFÁ-t és így nem kell ÁFÁ-t fizetned. Ez persze függ a vevői és szállítói számláid értékétől.

Ha éppen nem tudod kiegyenlíteni, akkor hívd fel a fizetési határidő lejárta előtt a szállítódat és kérd a türelmét, de ezt levélben is írd meg, mert a szó elszáll, a papír megmarad. A szállító cégnél is foglalkozhatnak többen az értékesítéssel, lehet munkatárs változás, így nem biztos, hogy mindegyik ügyintéző megkapja a telefonos információt.

Hogyan készítsd el a vevői és szállítói analitikádat?

Papíron vagy Excel táblázatban is készítheted. Vehetsz egy négyzetrácsos füzetet vagy az Excelben a következő adatokkal vezetheted külön táblázatban a vevőidet, szállítóidat:

  • Cég neve;
  • számla sorszáma;
  •  számla összege;
  • kiállítás dátuma;
  • teljesítés dátuma;
  • fizetési határidő;
  • kiegyenlítés dátuma;
  • bankkivonat sorszáma.

Azért is hasznos ezen analitikák vezetése, mert pl. a vevőid fizetési emlékeztetőit szükség esetén pillanatok alatt elkészítheted, mert nem kell külön kikeresgélned a számla adatait.

Papíron nem tudsz mindig összesítést készíteni, hogy mennyi az eddig kiegyenlített vevői vagy szállítói összeg.

Az adatokat bővítheted másik oszloppal is, akár úgy, hogy a kiegyenlítés dátuma és bankkivonat száma mellett feltünteted a kiegyenlített összeget is. Ez akkor jöhet jól, ha valaki több részletben fizeti ki számládat vagy Te sem tudod egy összegben rendezni tartozásodat. Ez azért is jó, mert rögtön látod, hogy mennyit kell kapnod és mennyit fizetett a vevőd.

Excel táblázatban könnyen tudod az oszlopok, sorok számát változtatni. Akár havonkénti bontást is készíthetsz illetve

lekérdezést a számla kiállítási dátuma, teljesítési dátuma vagy a fizetési határidő szerint. De a lekérdezést, kigyűjtést más adatok alapján is végezheted, amellyel pontos infomrációkhoz jutsz. Ez a megoldás akkor segít, ha sok számlát állítasz ki havonta, mert így átláthatóbb lesz.

Azt is megteheted pl. ha egy vevőd részletfizetést kért, hogy annyi sort írsz be, ahány részletet kért és minden alkalommal be tudod írni a kiegyenlítés dátumát, összegét, bankkivonat sorszámát. A bankkivonat sorszáma azért fontos, hogy könnyen meg tudd találni, ha esetleg valamiért keresni kellene a kiegyenlítés adatait. Pl. a vevődnek 2010-ben járt le a fizetési határideje, de csak 2011. márciusában tette meg, akkor nem fogod egyeztetéskor a 2010-es kivonatok között keresni, mert ott van a hivatkozási szám.

Érdemes a könyvelőddel a számlák mennyiségétől függően havonta-kéthavonta egyeztetni az átutalásos számlákat, mert így biztosak lehettek a pontosságban illetve a könyvelődnek sem kell a beszámoló készítéséhez vagy az adóbevalláshoz újra átnéznie az anyagot.

Tetszett? Küld el másnak is!
  • Print
  • Facebook
  • Google Bookmarks
  • PDF
  • RSS
Kategória: Blog, Egyéni vállalkozás, Pénzügyi ügyintézés | A közvetlen link.

Vélemény, hozzászólás?

Az e-mail címet nem tesszük közzé. A kötelező mezőket * karakterrel jelöltük